Branche · Logistik & Tourismus

Software für Hotels, die euer PMS ergänzt.

Das PMS kennt jedes Zimmer und jede Buchung. Die Anfrage für eine Hochzeitsgesellschaft und die zehnte Mail zum Parkplatz landen trotzdem an der Rezeption. Für Hotels ab etwa 10 Mitarbeitenden bauen wir die Software dafür, rund um euer PMS.

In zwei Minuten: was Lizenzen pro Kopf kosten und wie eigene Software entsteht.

Typisch: 10 bis 80 Mitarbeitende, Stadt- oder Ferienhotel
Häufige Programme: CASABLANCA, protel, Mews, apaleo
Schwerpunkte: Anfragen, Gästefragen, Dienstplan
Start: kostenloses Erstgespräch

Drei Abläufe, die wir oft sehen

Ablauf	Heute	Mit Software nach Maß
Gruppen- und Eventanfragen	Hochzeiten, Seminare und Gruppen per Mail, das Angebot wird aus Vorlagen zusammenkopiert	Die KI liest Datum, Personen und Wünsche aus, prüft die Verfügbarkeit im PMS und schreibt einen Angebotsentwurf mit euren Paketen
Gästefragen vor der Anreise	Parkplatz, Hund, später Check-in: Die Rezeption beantwortet dieselben Fragen jeden Tag aufs Neue	Ein Assistent beantwortet sie per Mail, Chat oder Telefon aus eurem Hauswissen und gibt Sonderwünsche an die Rezeption weiter
Dienstplan und Housekeeping	Excel-Plan, Zurufe, Änderungen per Messenger	Ein Vorschlag aus Belegung, An- und Abreisen im PMS, Änderungen gehen direkt ans Team

Wo KI im Hotel Zeit spart

KI für Hotels lohnt sich vor allem dort, wo Text hereinkommt und Text hinausgeht: Anfragen, Angebote, Antworten an Gäste und auf Bewertungen.

Was wir bauen, nutzt ihr wie ein fertiges Programm, nur kennt es eure Pakete und Abläufe. Preislich liegt es bei einer Standardlösung.

Bei Preisen und Verfügbarkeit bleibt das PMS die Quelle. Die KI liest dort nach und schreibt nichts hinein, was nicht ein Mensch freigegeben hat.

Standard, ergänzen oder nach Maß?

Für viele Häuser reicht das PMS mit seinen Zusatzmodulen, und dann bleibt es dabei.

	PMS mit Zusatzmodulen	PMS plus Anbindung	Software nach Maß
Passt, wenn	euer Haus so arbeitet, wie das PMS es vorsieht	das PMS passt, aber Anfragen und Pläne daneben laufen	ihr Pakete, Events oder Abläufe habt, die das PMS nicht abbildet
Kosten	Lizenz und Module beim Hersteller	Lizenz plus einmalige Schnittstellenarbeit	Umsetzung in Sprints, keine Gebühr pro Zimmer
Wenn sich etwas ändert	ihr nutzt, was das PMS hergibt	PMS und Anbindung müssen beide mitziehen	neue Pakete und Regeln bauen wir ein

Schnittstellen und Betrieb

Welche Schnittstelle euer PMS bietet und was eure Lizenz erlaubt, prüfen wir vor dem Start. Mews und apaleo etwa sind von Haus aus auf Anbindungen ausgelegt.
Der erste Sprint dauert zwei Wochen und nimmt sich einen Ablauf vor, meist Gruppenanfragen oder Gästefragen.
Eingeschult wird vor der Saison, damit in der Hochsaison niemand etwas Neues lernen muss.
Gästedaten werden auf Servern in der EU verarbeitet, wo immer möglich.

Gerechnet für ein Hotel

Beispielrechnung

Gästeanfragen und Angebote

40 Anfragen pro Woche, je 2 statt 10 Minuten

Zeit gespart5,4 Std. / Woche
StundensatzRezeptionist:in25 € / Std.
Wert pro Jahr6.210 €
Umsetzung, 1 Sprint4.900 €

Amortisiert nachca. 9 Monaten

Stundensatz: was eine Arbeitsstunde wirklich kostet, mit Urlaub, Krankenstand und Lohnnebenkosten. Wert pro Jahr: gesparte Stunden × Stundensatz × 46 Arbeitswochen.

Alle Use Cases für Hotellerie und Gastronomie

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Häufige Fragen

Fliegt unser PMS dann raus?

Nein. Das PMS bleibt für Reservierungen, Zimmer und Rechnungen zuständig. Wir bauen, was daneben fehlt.

Antwortet die KI auch auf Englisch oder Italienisch?

Ja, in der Sprache, in der der Gast schreibt.

Was ist mit Bewertungen?

Antworten auf Bewertungen schreibt die KI vor, in eurem Ton. Online geht nur, was ihr freigebt.

Wir sind ein Saisonbetrieb. Lohnt sich das?

Das rechnen wir im KI-Investitionsplan durch, mit euren Zahlen aus Haupt- und Nebensaison. Rechnet es sich nicht, steht das auch drin.

Nächster Schritt

Machen wir den nächsten Schritt. Jetzt.