Branche · Handwerk & Bau

KI-Telefonassistent fürs Handwerk: abheben, wenn alle draußen sind.

Im Handwerk klingelt das Telefon genau dann, wenn alle am Dach oder beim Kunden sind. Der KI-Telefonassistent hebt ab, fragt nach, was los ist, trennt den Rohrbruch vom Wartungstermin und legt jede Anfrage dort ab, wo ihr ohnehin arbeitet. Für Betriebe ab etwa 10 Leuten bauen wir ihn nach euren Regeln für Notdienst und Termine, fertig nutzbar wie ein gekaufter Dienst und zum Preis einer Standardlösung.

In zwei Minuten: was Lizenzen pro Kopf kosten und wie eigene Software entsteht.

Typisch: 10 bis 80 Mitarbeitende, die meisten davon draußen
Häufige Programme: HERO, ToolTime, Outlook- und Google-Kalender
Schwerpunkte: Notdienst, Terminvergabe, Rückrufe
Start: Erstgespräch, dann ein kostenloser Prototyp

Drei Abläufe, die wir oft sehen

Ablauf	Heute	Mit Software nach Maß
Notdienst am Abend und am Wochenende	Das Bereitschaftshandy klingelt für jede Frage, auch für die nach dem nächsten Wartungstermin	Der Assistent fragt nach, was passiert ist, und stellt nur echte Notfälle zur Bereitschaft durch
Terminvergabe für Wartung und Service	Termine entstehen am Telefon zwischen zwei Baustellen und landen auf einem Zettel	Der Assistent bietet freie Zeitfenster aus eurem Kalender an und trägt den Termin mit Adresse und Gerät ein
Rückrufe und Angebotsanfragen	Die Mailbox ist voll, zurückgerufen wird am Abend, wenn überhaupt	Jede Anfrage steht mit Name, Anliegen und Rückrufzeit in der Liste, die dringenden zuerst

Was der Assistent am Telefon erfasst

Damit niemand zweimal fahren muss, fragt der Assistent ab, was ihr sonst beim Rückruf fragt:

Name, Einsatzadresse und eine Nummer für den Rückruf.
Was kaputt ist und seit wann, bei Heizung und Therme auch Hersteller und Fehlercode am Display.
Ob Wasser austritt, ob die Wohnung kalt ist oder ob der Strom ganz weg ist.
Fotos vom Schaden: Der Anrufer bekommt einen Link aufs Handy und schickt sie gleich mit.
Wunschtermin und wann jemand zu Hause ist, der aufsperrt.

Wann ein Mensch übernimmt

Was ein Notfall ist, legt ihr fest, zum Beispiel Wasserrohrbruch, Heizungsausfall im Winter oder kein Strom in der ganzen Wohnung. Solche Anrufe stellt der Assistent sofort zur Bereitschaft durch.
Klingt ein Anruf nach Gefahr, etwa nach Gasgeruch, verweist der Assistent sofort auf den Notruf und informiert gleichzeitig eure Bereitschaft.
Wer ausdrücklich mit einem Menschen reden will, wird verbunden oder bekommt einen fixen Rückruf.
Hausverwaltungen und Stammkunden erkennt der Assistent an der Nummer und behandelt sie so, wie ihr es vorgebt.

Standard, ergänzen oder nach Maß?

Wollt ihr nur wissen, wer angerufen hat, reicht ein fertiger Telefondienst. Mit Notdienst, Kalender und Handwerkersoftware wird es eine andere Rechnung.

	Fertiger Telefondienst	Fertiger Dienst plus Anbindung	Assistent nach Maß
Passt, wenn	ihr Anrufe nur mitschreiben lassen wollt	der Dienst passt, die Anfragen aber händisch in HERO oder ToolTime landen	Notdienst, Termine und Rückfragen nach euren Regeln laufen sollen
Kosten	monatliches Paket beim Anbieter	Paket plus einmalige Anbindung	Aufbau in Sprints, laufend nur Telefonie und KI nach Verbrauch
Wenn sich etwas ändert	ihr stellt im Menü des Anbieters um, soweit es geht	die Anbindung wird nachgezogen	wir ändern Fragen und Regeln, etwa für den Betriebsurlaub

Übergabe in eure Software

Was am Telefon erfasst wird, soll nicht in einer zweiten Liste liegen. Arbeitet ihr mit HERO oder ToolTime, legen wir Anfragen und Termine dort an, soweit die Schnittstelle eurer Lizenz das zulässt. Das prüfen wir vor dem Start. Sonst landet alles im Outlook- oder Google-Kalender und als Mail im gemeinsamen Postfach.

Eure Nummer bleibt. Der Assistent springt ein, wenn nach ein paar Klingeltönen niemand abhebt, außerhalb der Bürozeiten oder rund um die Uhr, ganz wie ihr wollt.

Aufwand und Betrieb

Annahme, Notfallregeln und Kalender sind oft ein Sprint: zwei Wochen ab 4.900 €.
In den ersten Wochen lest ihr die Gesprächsnotizen mit, und wir schärfen Fragen und Regeln nach.
Laufend zahlt ihr Telefonie und KI-Nutzung nach Verbrauch, keine Lizenz pro Mitarbeiter.

Gerechnet für die Anrufe eines Handwerksbetriebs

Beispielrechnung

Anrufe annehmen, wenn alle draußen sind

25 Anrufe pro Woche, je 1 statt 6 Minuten

Zeit gespart2,1 Std. / Woche
StundensatzInhaber:in80 € / Std.
Wert pro Jahr7.728 €
Umsetzung, 1 Sprint4.900 €

Amortisiert nachca. 8 Monaten

Stundensatz: was eine Arbeitsstunde wirklich kostet, mit Urlaub, Krankenstand und Lohnnebenkosten. Wert pro Jahr: gesparte Stunden × Stundensatz × 46 Arbeitswochen.

Alle Use Cases fürs Handwerk

Passt dazu

Häufige Fragen

Merken die Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja. Der Assistent sagt gleich zu Beginn, dass hier eine KI spricht. Wer lieber einen Menschen will, bekommt einen Rückruf.

Brauchen wir eine neue Telefonanlage?

Nein. Eure Nummer bleibt, Anrufe werden bei Bedarf weitergeleitet. Wie genau, hängt von eurem Telefonanbieter ab, das klären wir im Erstgespräch.

Was passiert, wenn der Assistent etwas nicht versteht?

Er fragt nach. Klappt es trotzdem nicht, nimmt er eine Rückrufbitte auf, und der Fall steht ganz oben in eurer Liste.

Was ist anders als beim allgemeinen KI-Telefonassistenten?

Die Technik ist dieselbe. Hier geht es um das, was im Handwerk zählt: Notdienst, Gerätedaten, Einsatzadresse und die Übergabe an eure Handwerkersoftware.

Nächster Schritt

Machen wir den nächsten Schritt. Jetzt.