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Automatische Rechnungsverarbeitung für Eingangsrechnungen.
Bei der automatischen Rechnungsverarbeitung liest ein System jede Eingangsrechnung, ob PDF, Scan oder E-Rechnung, gleicht sie mit Bestellung und Lieferschein ab und legt sie euch zur Freigabe vor. Passt für Betriebe ab etwa 10 Mitarbeitenden, in denen jede Woche Dutzende Rechnungen abgetippt werden.
Danke fürs Zuschauen.
- Für wen
- Betriebe mit vielen Eingangsrechnungen
- Ergebnis
- Rechnungen erfasst, geprüft und buchungsbereit
- Dauer
- 2 Sprints, also rund 4 Wochen
- Preis
- ab 4.900 € pro Sprint
- Start
- Erstgespräch, dann Probe mit euren Rechnungen
Wo es sich lohnt
- Lieferantenrechnungen kommen per Mail und per Post, und jemand tippt Betrag, Datum und Kostenstelle ab, manche zweimal.
- Für jede Rechnung fragt die Buchhaltung im Lager nach, ob die Ware wirklich angekommen ist.
- Skonto verfällt, weil Rechnungen in einem Postfach liegen, das nur eine Person liest.
Was mit einer Rechnung passiert
Das System bedient sich wie eine fertige Software, ist aber auf eure Lieferanten, Kostenstellen und Freigaben eingestellt, zum Preis einer Standardlösung.
| Schritt | Heute | Automatisch |
|---|---|---|
| Eingang | Mail und Post an verschiedenen Stellen | eine Adresse für alle Rechnungen, Papier wird eingescannt |
| Auslesen | Lieferant, Betrag, Steuer und Positionen abtippen | die KI liest PDF und Scan, E-Rechnungen werden direkt übernommen |
| Abgleich | Rückfrage im Lager oder beim Einkauf | Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, Abweichungen markiert |
| Freigabe | Unterschrift auf Papier oder per Mail | ein Klick bei der zuständigen Person, mit Vertretung im Urlaub |
| Buchung | ein zweites Mal abtippen | Übergabe an euer Buchhaltungsprogramm oder an die Steuerberatung |
E-Rechnung in Deutschland und Österreich
In Deutschland gilt seit 2025 für Umsätze zwischen inländischen Betrieben die E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF zählt nicht dazu. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen: Papier, und mit Zustimmung des Empfängers auch andere Formate, ist noch bis Ende 2026 erlaubt, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027.
In Österreich ist die E-Rechnung bisher nur gegenüber Bundesdienststellen Pflicht, und zwar seit 2014. Zwischen Betrieben braucht eine elektronische Rechnung die Zustimmung des Empfängers.
Unser System nimmt beides an: E-Rechnungen übernimmt es direkt, bei PDF und Papier liest die KI. Ob und ab wann euch eine Pflicht trifft, klärt bitte eure Steuerberatung. Wir sind keine.
Bis die erste Rechnung durchläuft
Rechnungsweg aufnehmen Tag 0
Wie viele Rechnungen kommen pro Woche, über welche Wege, wer prüft und wer gibt frei? Dazu ein Blick auf euer Buchhaltungsprogramm.
30 Minuten, kostenlos
Probe mit echten Rechnungen nach dem Erstgespräch
Der Prototyp liest ein paar eurer Rechnungen aus. Ihr seht sofort, was er erkennt und wo er sich vertut.
kostenlos
Erkennen und abgleichen Woche 1–2
Das System liest Rechnungen aus und gleicht sie mit Bestellungen und Lieferscheinen ab, zuerst parallel zum bisherigen Weg.
Sprint 1 ab 4.900 €
Freigabe und Buchhaltung Woche 3–4
Die zuständige Person gibt mit einem Klick frei, im Urlaub ihre Vertretung. Danach gehen die Daten an die Buchhaltung, und wir schulen euer Team an echten Belegen ein.
Sprint 2 ab 4.900 €
Was es kostet
- Erstgespräch30 Minutenkostenlos
Du erzählst, wo es hakt, wir fragen nach. Danach weißt du, wo sich KI für dich lohnt. Ohne Risiko und ohne Verpflichtung.
- Erster Prototypnach dem Gesprächkostenlos
Nach dem Gespräch siehst du an einem echten Beispiel aus deinem Betrieb, was KI leisten kann. Dann entscheidest du über etwas, das du anfassen kannst, nicht über Folien.
- Sprint2 Wochen, Fixpreisab 4.900 €
In zwei Wochen entsteht ein fertiges Ergebnis zum Fixpreis, das dein Team sofort nutzt. Danach entscheidest du, ob der nächste Sprint folgt. Ohne lange Bindung.
Grenzen und Verantwortung
- Die KI liest, sie bucht nicht. Was in die Buchhaltung geht, gibt bei euch ein Mensch frei.
- Bei schlechten Scans oder handschriftlichen Zusätzen liegt die Erkennung öfter daneben. Solche Rechnungen markiert das System zur Prüfung.
- Rechnungen müsst ihr aufbewahren. Wo das Archiv liegt und wer darauf zugreift, legen wir mit euch fest, bevor die erste Rechnung durchläuft.
- Rechnungsdaten verarbeiten wir auf Servern in der EU, wo immer möglich.
Passt dazu
Häufige Fragen
Wie zuverlässig kann KI Rechnungen auslesen?+
Bei sauberen PDFs bekannter Lieferanten sitzen die meisten Felder, bei Scans und ungewöhnlichen Layouts weniger. Wie gut es bei euch klappt, seht ihr am Prototyp mit euren eigenen Rechnungen, bevor ihr etwas bezahlt.
Müssen wir dafür unser Buchhaltungsprogramm wechseln?+
Nein. Wir erfassen Rechnungen automatisch vor eurem Programm und übergeben die Daten. Je nach Programm geht das über eine Schnittstelle, eine Importdatei oder den Belegversand an die Steuerberatung.
Was ist mit Ausgangsrechnungen?+
Die lassen sich auch automatisieren, etwa aus dem CRM oder der Auftragsverwaltung. Hier geht es um den Eingang, weil dort die meiste Tipparbeit liegt.
Nächster Schritt
Machen wir den nächsten Schritt. Jetzt.