Branche · Handel & Vermietung

Software für Autovermietungen, von der Buchung bis zur Rückgabe.

Eine Autovermietung lebt von Details: Wer holt welchen Wagen wann ab, und war der Kratzer an der Stoßstange schon da? Fertige Software für Autovermietung deckt viel davon ab. Was nicht hineinpasst, landet in Excel oder auf dem Zettel am Schalter. Für Vermieter ab etwa 10 Mitarbeitenden bauen wir Software nach Maß, die vom ersten Tag läuft wie ein fertiges Programm, aber eure Preise und Regeln kennt, zum Preis einer Standardlösung.

In zwei Minuten: was Lizenzen pro Kopf kosten und wie eigene Software entsteht.

Typisch: 10 bis 50 Mitarbeitende, eigene Flotte
Häufige Programme: Rentsoft, Yourenti, Excel und Kalender
Schwerpunkte: Verfügbarkeit, Preise, Übergabe
Start: kostenloses Erstgespräch

Drei Abläufe, die wir oft sehen

Ablauf	Heute	Mit Software nach Maß
Reservierung und Verfügbarkeit	Anfragen über Website, Telefon und Mail, die Verfügbarkeit steht in einer Tabelle, die nicht immer stimmt	Buchung mit Echtzeit-Verfügbarkeit auf der Website, Mailanfragen beantwortet die KI mit einem Angebot zur Freigabe
Übergabe und Rückgabe	Papierprotokoll, Fotos auf dem Diensthandy, Diskussion über alte Schäden	Protokoll am Tablet mit Fotos, Kilometerstand, Tankfüllung und Unterschrift, als PDF beim Kunden
Preise und Kaution	Saisonpreise, Wochenendtarife und Kautionen in Excel, Sonderanfragen rechnet jemand im Kopf	Eure Preisregeln im System: Saison, Mietdauer, Kilometerpaket und Kaution je Fahrzeugklasse

Bestandssoftware und Buchhaltung

Bei null fangen wir selten an. Was bleibt, bauen wir ein:

Die Buchhaltung bleibt, wo sie ist. Rechnungen und Zahlungen gehen per Export oder Schnittstelle an euer Programm oder an die Steuerberatung.
Läuft eure Vermietsoftware gut, ergänzen wir nur, was fehlt, zum Beispiel eine eigene Preislogik oder die Übergabe am Tablet.
Kautionen laufen über den Zahlungsanbieter, den ihr schon habt, sofern er eine Schnittstelle bietet.
Service, Pickerl oder HU und Reifenwechsel bekommen je Fahrzeug Termine und Erinnerungen, damit kein Wagen mit abgelaufener Plakette rausgeht.

Standard, ergänzen oder nach Maß?

Eine kleine Vermietung mit einem Standort ist mit fertiger Vermietsoftware oft gut bedient. Dann raten wir auch dazu.

	Fertige Vermietsoftware	Vermietsoftware plus Anbindung	Software nach Maß
Passt, wenn	eure Tarife und Abläufe dem üblichen Schema folgen	die Software passt, aber Website oder Buchhaltung doppelt gepflegt werden	ihr Preisregeln oder Abläufe habt, die ihr im Standard nur mit Umwegen abbildet
Kosten	monatliche Gebühr beim Anbieter	Gebühr plus einmalige Anbindung	Umsetzung in Sprints, keine Gebühr pro Fahrzeug
Wenn sich etwas ändert	ihr nutzt, was der Hersteller anbietet	teils anpassbar	wir bauen die neue Regel ein

Umstieg und Betrieb

Fahrzeuge, Kunden und offene Buchungen übernehmen wir aus eurem bisherigen System oder aus Excel. Beide laufen eine Zeit lang nebeneinander, bis alle künftigen Buchungen im neuen System stehen. Erst dann schaltet ihr das alte ab.

Die Software läuft auf Servern in der EU, wo immer möglich. Bei der Übergabe bekommt ihr die Dokumentation, und ihr entscheidet, wer am Schalter und wer im Büro was sieht.

Gerechnet für eine Autovermietung

Beispielrechnung

Übergabeprotokolle mit Fotos

40 Übergaben pro Woche, je 4 statt 12 Minuten

Zeit gespart5,3 Std. / Woche
StundensatzKundenservice26 € / Std.
Wert pro Jahr6.339 €
Umsetzung, 1 Sprint4.900 €

Amortisiert nachca. 9 Monaten

Stundensatz: was eine Arbeitsstunde wirklich kostet, mit Urlaub, Krankenstand und Lohnnebenkosten. Wert pro Jahr: gesparte Stunden × Stundensatz × 46 Arbeitswochen.

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Häufige Fragen

Habt ihr schon für eine Autovermietung gearbeitet?

Ja. Car4Life, eine Autovermietung in Wien, arbeitet seit der Gründung mit uns: Marke, Website und viele Abläufe im Hintergrund.

Können Kunden direkt auf unserer Website buchen?

Ja, wenn ihr das wollt. Die Buchung zeigt nur Fahrzeuge, die wirklich frei sind, und rechnet mit euren Preisen.

Was ist mit Schäden, die erst später auffallen?

Jede Übergabe hat Fotos mit Datum und Uhrzeit. Bei der Rückgabe liegen die Fotos von vorher daneben, so sieht man, was neu ist.

Müssen wir unsere Vermietsoftware kündigen?

Nein. Oft ist eine Anbindung der günstigere Weg. Kündigen solltet ihr erst, wenn das Neue im Alltag läuft.

Nächster Schritt

Machen wir den nächsten Schritt. Jetzt.