Branche · Gesundheit

Ein KI-Telefonassistent für die Arztpraxis, der seine Grenzen kennt.

Um acht in der Früh ist die Leitung besetzt, und am Empfang warten Patientinnen und Patienten, die auch etwas brauchen. Ein KI-Telefonassistent für die Arztpraxis oder Ordination nimmt Terminwünsche, Absagen und Rezeptanfragen an und legt sie für euer Team bereit. Er gibt keine medizinische Einschätzung, und Notfälle gehen sofort an einen Menschen. Für Praxen ab etwa 10 Mitarbeitenden.

In zwei Minuten: was Lizenzen pro Kopf kosten und wie eigene Software entsteht.

Typisch: Gruppenpraxen, PVE und MVZ ab etwa 10 Mitarbeitenden
Häufige Programme: INNOMED, Latido, medatixx, Doctolib
Schwerpunkte: Termine, Rezeptwünsche, Rückrufe
Start: kostenloses Erstgespräch

Drei Abläufe, die wir oft sehen

Ablauf	Heute	Mit Software nach Maß
Terminvergabe und Absagen	Zu Stoßzeiten ist die Leitung besetzt, Absagen landen auf dem Band und Lücken bleiben leer	Der Assistent bietet freie Termine nach euren Terminarten an, nimmt Absagen an und meldet frei gewordene Termine
Rezeptwünsche und Überweisungen	Wiederholungsrezepte werden am Telefon notiert und auf Zetteln gesammelt	Der Assistent nimmt den Wunsch mit Name, Geburtsdatum und Medikament auf, die Ordination prüft und gibt frei
Rückrufe und Fragen zu Befunden	Patienten rufen mehrmals an, weil der Rückruf untergeht	Der Assistent gibt keine Befunde durch. Er nimmt eine Rückrufbitte mit Anliegen und Erreichbarkeit auf, die Ordination ruft zurück

Notfälle und Grenzen

Am Telefon einer Praxis geht es um Gesundheit. Deshalb gelten feste Grenzen:

Der Assistent beurteilt keine Beschwerden und rät nichts zu Medikamenten. Solche Fragen gehen an die Ordination.
Schildert jemand Beschwerden wie Brustschmerzen oder Atemnot, verweist der Assistent sofort auf den Notruf und stellt zum Team durch, wenn jemand erreichbar ist. Welche Hinweise als Notfall gelten, legen wir mit euch fest.
Wer lieber mit dem Team spricht, kann jederzeit danach fragen und wird verbunden oder zurückgerufen.
Am Anfang jedes Gesprächs stellt sich der Assistent als KI vor.

Gesundheitsdaten und Übergabe an die Ordination

Was Patienten am Telefon sagen, sind oft Gesundheitsdaten, also besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Der Assistent erfasst nur, was für Termin, Rezept oder Rückruf nötig ist.
Verarbeitet wird auf Servern in der EU, wo immer möglich, und nie zum Training öffentlicher Modelle. Welche Dienste dafür in Frage kommen, klären wir vor dem Start mit euch.
Termine landen in eurem System, etwa INNOMED, Latido, medatixx oder Doctolib, soweit die Schnittstelle eurer Version das zulässt. Sonst bekommt die Ordination eine Liste zum Übernehmen.
Jedes Gespräch endet als kurze Notiz für das Team: wer, was, bis wann.

Standard, ergänzen oder nach Maß?

Buchen eure Patienten ihre Termine schon online und ist das Telefon ruhig, braucht ihr keinen Telefonassistenten.

	Ansage und Online-Buchung	Fertiger KI-Telefondienst	Assistent nach Maß
Passt, wenn	das Telefon nur zu Stoßzeiten überläuft	eure Abläufe einfach sind und der Dienst eure Praxissoftware anbindet	ihr eigene Terminarten, mehrere Ärztinnen und Ärzte oder mehrere Standorte habt
Kosten	gering, dafür warten Patienten oder sprechen aufs Band	monatliche Gebühr beim Anbieter	einmal der Aufbau in Sprints, dann Telefonie und KI nach Verbrauch
Wenn sich etwas ändert	ihr sprecht die Ansage neu auf	ihr nutzt die Einstellungen des Anbieters	wir ändern Ansagen und Regeln, etwa für Urlaub und Vertretung

Gebaut für eure Praxis

Ihr bekommt einen Assistenten, der vom ersten Tag läuft wie ein fertiges Produkt, aber eure Ordinationszeiten, Terminarten und Vertretungen kennt, zum Preis einer Standardlösung.

KI für Ärzte bedeutet hier: Der Empfang telefoniert weniger und hat mehr Zeit für die Menschen, die in der Praxis stehen. Medizinische Fragen bleiben bei euch.

Gerechnet für eine Gruppenpraxis

Beispielrechnung

Terminvergabe am Telefon

150 Anrufe pro Woche, je 0,5 statt 3 Minuten

Zeit gespart6,2 Std. / Woche
StundensatzOrdinationsassistenz28 € / Std.
Wert pro Jahr7.986 €
Umsetzung, 1 Sprint4.900 €

Amortisiert nachca. 7 Monaten

Stundensatz: was eine Arbeitsstunde wirklich kostet, mit Urlaub, Krankenstand und Lohnnebenkosten. Wert pro Jahr: gesparte Stunden × Stundensatz × 46 Arbeitswochen.

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Häufige Fragen

Darf eine KI Anrufe von Patienten annehmen?

Sie führt keine medizinischen Gespräche. Sie nimmt Anliegen auf, wie es eine Ordinationsassistenz am Telefon tut, innerhalb der Grenzen, die ihr festlegt. Den Datenschutz klären wir vor dem Start, auf Wunsch mit eurer Datenschutzberatung.

Was sagt der Assistent, wenn die Praxis zu hat?

Er sagt die Ordinationszeiten an, nimmt Terminwünsche für später auf und verweist bei dringenden Beschwerden auf den Notruf oder den ärztlichen Bereitschaftsdienst.

Funktioniert das mit unserer Praxissoftware?

Das prüfen wir mit eurer Version und Lizenz. Gibt es keine passende Schnittstelle, bekommt die Ordination die Termine als Liste zum Übernehmen.

Können Patienten Befunde abfragen?

Nein. Befunde gibt der Assistent nicht durch, auch wenn jemand sehr freundlich fragt. Er nimmt eine Rückrufbitte auf.

Nächster Schritt

Machen wir den nächsten Schritt. Jetzt.